研修報告書の書き方

１、報告書のテーマは何か・・？　目的や種類に適合した報告書を作成する。

それぞれの報告書には、そこをはずすと報告書の意味がなくなってしまうといえる要所があるものです。

例えば・・
日報や月報なら迅速さ、調査報告書なら正確さ、提案書なら説得力、始末書なら謝るという
おわびの気持ちなどですね。

報告書の作成を指示された場合には・・
作成を始める前に、報告書のテーマや目的を確認し、要点をまとめておくことが大事です。

２、報告書の必要な事柄は・・？　必要事項をもれなく書くこと。

報告書を作成する場合は・・
一番大事なことは、必要な内容がもれなく書かれていることです。

書式が決まっている報告書なら、書きもれは少ないでしょうが、
それでも備考欄を白紙のままで提出してしまうことがあるかもしれません。

書式の決まっていない報告書を作成する場合は、特に記入漏れに
注意するよう心掛けましょう。

いわゆる、５W１H・・
What　何を・・
When いつ・・
Where どこで・・
Who　誰が・・
Why なぜ・・
How どのように・・　

などがもれなく記入されているかを確認するようにしましょう。

さらに、コスト面を重要視する場合には、
How much いくらで を・・
対象を明確にするためWhom 誰に対して・・

データの分析の際には、
Which　どちらが・・

を５W１Hに追加することで、より正確な報告書になることでしょう。

このポイントをしっかりおさえていれば、より良い報告書を
作成することが出来ることでしょう。

報告書には・・
＊計画を立てて材料を集める。
＊実際に作成する。
＊出来上がったものを点検する。

・・と言う３つのステップ大切です。

この３つのステップもさらに、それぞれ３段階に分けることができます。

材料を集める段階では・・
＊必要な材料は何かを考える。
＊その材料を集める。
＊過不足がないか点検する。

作成の際には・・、
まず報告書の構成や内容を組み立てて、次に実際に書いてみて仕上げます。

点検の段階では・・
始めに全体の構成を見直し、次に各項目を点検し、最後に内容と文章の再点検を行います。

提出日がギリギリになって急いで報告書の作成にとりかかった為に、
必要な資料が集めきれなかったり、最後の確認の時間がなくなって
誤字脱字だらけの報告書を書いてしまうことのないようにしましょう。

締め切り日から逆算して、３つのステップに当てることの出来る日数を
割り振りすることが大切です。

何度も読み返したり、チェックしたりしていると案外時間が掛かるものです。

最初から、点検作業の時間をとっておくことも考えておきましょう。

計画的に実行することが、より良い報告書を作成するのになにより大切になります。

まとめとして・・

報告書作成の３つのステップ
『計画→作成→点検』の流れで考え、それぞれのステップに当てる日数を
計画的に割り振って作成するように心掛ける。

そして、作成だけではなく点検にも最初からきちんと時間を割り当てて
報告書を作成することが大切です。

報告書を書く場合・・
＊書式が決まっている場合
＊決まっていない場合があります。

それぞれ次のような点に注意して、より解りやすい報告書を
作成するように心がけてみましょう。

書式の決まっている報告書を作成する時には・・
書き漏れの心配も少なく、書き込む内容も決められていたりしてるので
誰しも手抜きになりがちで、注意不足からミスをしたりする場合がありますね。

手書きで記入する場合には・・
＊丁寧に書く、
＊誤字脱字や計算ミスのないように正確に書く、
＊備考欄や特記事項欄を空白にしないできちんと埋める、
＊だらだら書かず要点を絞って重要なことから書いていく、
・・ということに特に注意するよう心掛けましょう。

書式の決まった報告書の作成は、何かと個性が出しにくいものですが、
所感欄や特記事項欄を上手に使って、自分の考えや反省などを書いてみましょう。

何か所感欄に書くことはないか・・
と探すこと自体、自分自身を深く見つめ直す良い機会になったりします。

書式の決まっていない報告書の場合には・・
なるだけ短く、A4用紙に１枚で収まるくらいにするとよいでしょう。

自然と無駄のない、簡潔で中身の濃い報告書となることでしょう。

読み手にとっても一枚にまとまった報告書は、
＊すばやく読むことが出来、
＊一覧できるため必要な部分だけを読むことも可能で、
＊話の展開が分かりやすく整理も簡単、
・・と言うことになりますね。

より読みやすい報告書にするために、見出しを付けたり
箇条書きなども　おおいに活用してみましょう。

こういった事を頭において、より個性的な良い報告書の
作成を心がけるようにしましょうね。

出張報告書について触れてみます。

出張から帰社して、まず第一ににやらなければならないことが
出張報告書の作成になると思います。

せっかく、一生懸命仕事をして疲れて出張から帰ってきても
出張報告書の書き方に手間取っていると、余計な仕事が
ドンドン増えて疲れが倍増してしまいますね。

ここでは、出来るだけ迅速な出張報告書の書き方について
少々触れてみたいと思います。

出張報告書に記載するのに必要不可欠な項目は・・
１．出張者名
２．出張先
３．日程
４．用件
簡単に言うとこんな感じだと思います。

会社の代表として、経費や時間を使って出張に行っているのですから
何も報告せずに、経費だけ請求すると言う訳にはいきませんね。

しっかりと出張報告書の書き方に従った報告書を書いて経理に
納得してもらえる報告書を作成しましょう。

出張報告書の書き方としては、ワードやエクセルできれいに作成できます。
用件をわかりやすく簡潔に書くことがだ大切ですね。

皆さんも出張をした際には出張報告書の書き方を参考に、
しっかりとした報告書を書いて、会社に提出しましょうね。

出張報告書の書き方などは、私の場合は本などを参考にしたり
会社の先輩に、以前に実際に作成した報告書を借りて参考にしたりしています。

どんな報告書でもそうだと思いますが、まずは先輩に相談して
各報告書を参考に真似して、雛型を作ってしまえば今後とも便利ではないでしょうか。

１、読みやすく理解しやすい事

報告書を書いた時点で、もう仕事が終わったと考える人が多い。

でも、受け取った相手はそれからが報告書を読み取る仕事が始まるのです。
内容が十分に理解できるものが要求されます。自分流の表現をなるべくしないで、
読みやすい文章で理解しやすい文章を書くように心掛けましょう。

２、簡潔で明快であること。

長々とした文章を書くより、簡単明に要約した文章を書くことが、

もっとも、相手に理解されやすい明快な報告書を書く上でのコツなのです。

3. 正確である こと。

当然ですが、数字や金額を伝える報告書では、間違いなく正確に書くことが大切です。

数字は何度も確認するとともに、必ずデータで裏付けされたことが大事です。

4. 読んで理解しやすい こと。

簡略しすぎて、よけいに分かりにくいというのでは目的を果たしてませんね。

つまり、読み手に誤解を与えない正確な文章表現が要求されます。

あやふやな表現を使って、回りくどい表現、新語や造語、外来語・・などを
乱用することは避けなければいけません。

5. 事実を正確に書くこと。

誇張して書いたり、作り話とは言わないまでも大げさに表現したりすると、
あとあと、処理がめんどうになりかねません。

報告書を書く前に、それまでの経緯や状況を十分考えた上で、
本質をまとめてから書くようにしましょう。

6. 能率よく作成すること。

報告書の作成に提出に何日もかかってるようでは時間の無駄
あなたの能力を疑われるばかりです。

時間的感覚が鈍い、しいてはダメ社員と判断されてしまいかねません。

報告文書規定が決められている会社ではそれに従えばいいのですが、
特に決められてない場合には、報告書の提出期限を前もって確認するようにしましょう。