報告書には・・
＊計画を立てて材料を集める。
＊実際に作成する。
＊出来上がったものを点検する。
・・と言う３つのステップ大切です。
この３つのステップもさらに、それぞれ３段階に分けることができます。
材料を集める段階では・・
＊必要な材料は何かを考える。
＊その材料を集める。
＊過不足がないか点検する。
作成の際には・・、
まず報告書の構成や内容を組み立てて、次に実際に書いてみて仕上げます。
点検の段階では・・
始めに全体の構成を見直し、次に各項目を点検し、最後に内容と文章の再点検を行います。
提出日がギリギリになって急いで報告書の作成にとりかかった為に、
必要な資料が集めきれなかったり、最後の確認の時間がなくなって
誤字脱字だらけの報告書を書いてしまうことのないようにしましょう。
締め切り日から逆算して、３つのステップに当てることの出来る日数を
割り振りすることが大切です。
何度も読み返したり、チェックしたりしていると案外時間が掛かるものです。
最初から、点検作業の時間をとっておくことも考えておきましょう。
計画的に実行することが、より良い報告書を作成するのになにより大切になります。
まとめとして・・
報告書作成の３つのステップ
『計画→作成→点検』の流れで考え、それぞれのステップに当てる日数を
計画的に割り振って作成するように心掛ける。
そして、作成だけではなく点検にも最初からきちんと時間を割り当てて
報告書を作成することが大切です。