報告書とは、社内研修や社外の業務の進捗などを
会社の関連部署に報告するための報告書と
社外へクレーム対策や調査結果などを会社の関連部署に
知らせるための報告文書です。
報告書には、必ず報告者の名前と誰に宛てた
報告書なのかを記載しなければなりません。
その他に書かなければならないものとしては・・
日付や、件名、目的など報告内容に応じていくつかの
項目事項を追加して、相手に伝わりやすく簡潔に
書くことを心掛けることが大事です。
もし必要があればその他に添付資料として・・
テキストや配布資料、写真などもつけておくと
より理解しやすい報告書になります。
報告書を書く上で最も大事なことは読む人にとって
わかりやすく、簡潔にまとまっていることです。
文書が長くなってしま場合には、前もって概要を先に記載しておき、
後で細かい部分の説明を記載した方がより良いです。
自分にしか解らない一方的な報告にならないように、
常に相手の立場になって報告書を書くこと心掛けて下さい。
それから、終盤には感想やコメント、提案や結論・・
総括、今後の対策（社外報告の場合）などを書き加えると、
よりベストな報告書になることでしょう。
そして何よりも報告したいことを相手に正確かつ迅速に
に伝えることができるようになります。